افزایش بهره‌وری کارمندان بر اساس ساختار مغز

مغز انسان ماهیچه‌ای است که مانند هر ماهیچه‌ی دیگری در اثر کار مداوم و استرس مکرر خسته می‌شود. شواهد علمی نشان داده است ساعات کار طولانی‌تر لزوما به معنی بهره‌وری بیشتر نیست. درست مثل دونده‌ای که بعد از چند کیلومتر از پا می‌افتد، بهره‌وری مغز نیز حین انجام کار افت می‌کند. از این رو، لازم است در طول فعالیت‌های کاری به مغزمان استراحت بدهیم تا نفسی تازه کند. در ادامه با ما همراه باشید تا با ۳ روش افزایش بهره‌وری کارکنان بر اساس ساختار مغز، آشنا شوید.

مداومت بر یک فرض غلط

یک خودرو از قسمت‌های مختلفی تشکیل شده که هر کدام وظایف مخصوص به خودشان را دارند. مثلا رادیاتور وظیفه‌ی خنک نگه داشتن موتور را به عهده دارد؛ شمع خودرو موجب اشتعال سوخت می‌شود؛ مَنیفولد یا گازگاه مسئول توزیع یکسان سوخت و هوا به سیلندرها است. چنین شیوه‌ای در تشریح سازوکار خودرو به این دلیل است که خودرو اساسا یک ماشین محسوب می‌شود. تا همین یک قرن پیش، دانشمندان در ترسیم سازوکار مغز انسان نیز به همین شیوه عمل می‌کردند، یعنی قسمت‌های مختلف مغز را نام می‌بردند و سپس کارکردهای هر قسمت را تشریح می‌کردند. مثلا می‌گفتند ناحیه‌ی بروکا (Broca) مسئول پردازش زبان در مغز است؛ آمیگدالا (amygdala) موجب ایجاد حس ترس می‌شود؛ نِئوکورتِکس (neocortex) محل افکار متعالی‌تر است.

همسان فرض کردن مغز و ماشین رویکردی منسوخ در افزایش بهره‌وری است که در عصر صنعتی (Industrial Age) به‌ آن معتقد بودند. اگرچه دیگر در عصر صنعتی به سر نمی‌بریم، هنوز هم به شکلی کار می‌کنیم که مناسب نیازهای آن دوران است و نه عصر حاضر. عادات این روزهای ما بیشتر به فعالیت‌های بدنی کارگران آن دوران در خط تولید کارخانه‌های صنعتی شباهت دارد و به درد فعالیت‌های جسمی کارمندانِ پشتِ میزنشین امروز نمی‌خورد. علیرغم پیشرفت‌های شگرف در دانش مغز، بسیاری از ما بدون توجه به منسوخ شدن این رویکرد همچنان اصرار به تداوم آن داریم، در حالی که اِعمال آن در محیط‌های کاری قرن ۲۱ موجب پسرفت در سطح شناختی خواهد شد.

ذهن کارمندان‌تان را مدیریت کنید، نه جسم‌شان را

کارخانه‌داران عصر صنعتی جسم کارمندان‌شان را مدیریت می‌کردند و معتقد بودند جسم انسان قادر است ۸، ۱۰، حتی ۱۲ ساعت در روز کار کند. گفته می‌شد کیفیت و بهره‌وری زیر این فشار کاری فقط اندکی افت خواهد کرد که آن هم خیلی قابل توجه نیست. هدف اصلی کارخانه‌داران این بود که خط تولید نخوابد. مدیران سعی داشتند زمان تعطیلی کارخانه‌ها را به حداقل برسانند تا آمار تولید را بالا ببرند.

با اینکه جسم انسان در حالت استراحت خاصیت تولیدکنندگی ندارد، یعنی کارآمد و مؤثر نیست، اما به هر حال چون به استراحت نیازمند است، کارخانه‌داران عصر صنعتی به منظور تأمین نیروی کار دائمی اقدام به ایجاد شیفت‌های کاری کردند تا کارگران بتوانند در وقفه‌های معین به جسم خود استراحت دهند و بلافاصله شروع به کار کنند. اما اگر مغز انسان اجازه‌ی استراحت نداشته باشد، به مغزی آشفته و غیرخلاق تبدیل خواهد شد که آکنده از داده‌های زائد است.

در دانش اقتصاد، کار کردن بی‌وقفه فقط زمانی کارآمد به نظر می‌رسد که مغز انسان و ماشین را یکی بدانید، در حالی که مغز بر خلاف آنچه در عصر صنعتی تصور می‌شد شبیه ماشین کار نمی‌کند. این طور نیست که هر وقت دل‌تان خواست بتوانید مغزتان را روشن کنید، بگذارید ۱۲ ساعت کار کند و بعد خاموشش کنید.

مغز ما از بسیاری جهات مثلا انبوه انرژی یا قابلیت یادگیری و خلاقیت به بچه‌های پنج ساله شباهت دارد که بعد از کلی بازیگوشی احتیاج دارند برای تجدید قوا استراحت کنند. اینها را گفتیم تا به این نکته برسیم که در دانش اقتصاد مدرن، مدیریت جسم کارمندان جوابگوی نیازهای عصر حاضر نیست، بلکه مدیران شرکت‌ها باید یاد بگیرند که ذهن کارمندان‌شان را مدیریت کنند. اما چطوری؟

۱. به تناسب ساعات کاری شرکت چند زنگ‌تفریح در نظر بگیرید.

در دهه‌ی ۱۹۸۰ میلادی، سیستم آموزش‌ و پرورش ژاپن به دلیل موفقیت در تربیت دانش‌آموزان ممتاز مورد توجه قرار گرفت. در ابتدا تصور می‌شد دانش‌آموزان ژاپنی مجبورند سخت‌تر و طولانی‌تر از محصلان سایر کشورها درس بخوانند. اما مطالعات علمی خلاف این تصور را ثابت کرد. اگرچه دانش‌آموزان ژاپنی ساعات طولانی‌تری را در مدرسه می‌گذراندند، هر ۴۰ تا ۵۰ دقیقه یک زنگ‌تفریح داشتند. آنها ۲۵ درصد کل ساعات مدرسه‌ی‌شان را درس نمی‌خواندند و با این حال، عملکردشان در مقایسه با محصلان آمریکایی که زنگ‌تفریح‌های کمتری داشتند بهتر بود.

در مطالعاتی دیگر، جیم لوئِر (Jim Loehr) و تونی شوارتز (Schwartz) دریافتند چنانچه عملکرد افرادِ با کارآیی بالا را در یک بازه‌ی زمانی طولانی بسنجید، خواهید دید که سطح عملکردشان در همه‌ی زمان‌ها در نقطه‌ی اوج قرار ندارد، بلکه پیوسته از بالاترین حد به سمت پایین و برعکس در نوسان است.

پس برای اینکه عملکرد کارمندان‌تان را بهبود ببخشید، به ازای هر ۴۰ تا ۵۰ دقیقه کار یک زنگ‌تفریح ۱۰ تا ۱۵ دقیقه‌ای در نظر بگیرید.

۲. کارمندان‌تان را در اینکه زنگ‌تفریح‌های‌شان را چطور سپری کنند آزاد بگذارید.

یافته‌ی جالب توجه دیگری که در نتیجه‌ی ارزیابی سیستم آموزشی ژاپن به دست آمد این بود که زنگ‌تفریح‌های مدارس این کشور به کل برنامه‌ریزی نشده بودند و دانش آموزان اجازه داشتند به هر کاری که خودشان دوست داشتند مشغول شوند. پس وقفه‌هایی که برای استراحت کارمندان‌تان در نظر می‌گیرید نباید به انجام فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده اختصاص پیدا کنند. اینکه یک کارمند ۴۰ تا ۵۰ دقیقه روی پروژه‌ی اصلی کار کند و بعد در وقفه‌های ۱۰ تا ۱۵ دقیقه‌ای نیز مجبور باشد تمرکزش را روی پروژه‌های فرعی قرار دهد، مثل این است که هیچ زنگ‌تفریحی به او نداده‌اید. این روند نمی‌گذارد که مغز بعد از بازگشت به وظیفه‌ی اصلی از بالاترین ظرفیت خود استفاده کند.

کارمندان‌تان را تشویق کنید که در وقفه‌های بین کار کتاب بخوانند، با دوستان یا خانواده‌ی‌شان تماس بگیرند، کمی راه بروند یا چرت بزنند. خلاصه اینکه هر فعالیت سرگرم‌کننده‌ای که در حیطه‌ی وظایف کاری‌شان نباشد ترجیح داده می‌شود.

۳. روی زمین وِلو شوید.

منظورمان به هیچ وجه این نیست که کف محل‌کارتان دراز بکشید، بلکه پیشنهاد می‌کنیم از اداره بیرون بزنید و تکه‌ای زمین چمن پیدا کنید. اگر چنین جایی پیدا کردید، کفش‌تان را دربیاورید و بدون خجالت راحت روی چمن‌ها دراز بکشید.

بر اساس پژوهشی که در نشریه‌ی مطالعه‌ی زیست‌محیطی و بهداشت عمومی به چاپ رسید، تماس فیزیکی با زمین موجب فعال شدن سیستم عصبی پاراسمپاتیک شده و در نتیجه‌ی آن هورمون آرامش‌بخش اَسِتیل‌کولین (acetylcholine) در بدن آزاد می‌شود. این فعل‌ و‌ انفعالات کمک‌تان می‌کنند که مغزتان را از مشغله‌های کاری پاک کنید و برای مرحله‌ی بعدی بهره‌وری حسابی آماده شوید.

نتیجه اینکه آنچه در انجام کارهای جسمی موجب افزایش بهره‌وری می‌شود، در بهبود فعالیت‌های ذهنی کارساز نخواهد بود. امروزه بیشتر کارمندان به انجام کارهای دفتری مشغولند و نوع فعالیتی که انجام می‌دهند ذهنی است. پس فقط اینکه جسم‌شان استراحت کند کافی نیست، بلکه می‌باید برای استراحت مغزشان هم تدبیری اندیشیده شود که این البته در حوزه‌ی اختیارات مدیران شرکت‌هاست تا با ایجاد وقفه‌های کاری به کارمندان‌شان فرصت استراحت مغزی دهند.

برگرفته از: fastcompany.com