همکاری یا هماهنگی؛ چه زمانی به فکر هماهنگی باشیم و چه زمانی همکاری کنیم؟

همکاری و هماهنگی دو بازوی مهم و قدرتمند برای موفقیت هر مجموعه‌ای هستند. این دو واژه شبیه هم به‌ نظر می‌رسند، اما معنای کاملا متفاوتی دارند و هریک شامل سیستم کاری متفاوتی می‌شوند. در این مقاله، تفاوت‌های همکاری و هماهنگی را بررسی می‌کنیم و با توضیح هریک کمک می‌کنیم که متوجه شوید هرکدام را چه وقت باید به کار بگیرید.

تعریف هماهنگی و همکاری

هماهنگی یعنی تیم‌ها می‌توانند چارچوب‌ها و روش‌های کار ازپیش‌تعیین‌شده را به کار بگیرند و مستقل کار کنند. مثلا ارسال درخواست طراحی نوعی هماهنگی محسوب می‌شود و روندی ازپیش‌تعیین‌شده وجود دارد که کارکنان با استفاده از آن کار را راحت‌تر انجام می‌دهند.

همکاری خیلی بیشتر از هماهنگی زمان‌بر است و شامل ایجاد روندی کاملا جدید می‌شود که اغلب نیازمند هم‌فکری اعضای اصلی مجموعه است تا درباره راه‌حل‌های بالقوه بحث کنند و درباره مسیر پیش رو تصمیم بگیرند. مثلا تعیین روند بهینه برای رسیدگی به درخواست‌های طراحی در شرکت شما نوعی همکاری محسوب می‌شود.

به‌زبان ساده، همکاری زمان و انرژی زیادی می‌گیرد و همیشه هم لازم نیست و با تکیه بر هماهنگی، می‌توانید زمان بسیاری را برای تمرکز کارمندان روی کار خود آزاد کنید.

تفاوت هماهنگی و همکاری

هماهنگی (coordination): یعنی همه افراد دخیل در یک فعالیت، سازمان‌یافته با هم کار می‌کنند.
همکاری (collaboration): یعنی دو یا چند نفر با هم کار می‌کنند تا به هدفی مشترک برسند.

شاید این دو مفهوم شبیه هم به نظر برسند، اما هماهنگی و همکاری معانی متفاوتی دارند. همکاری بدون هماهنگی اتفاق نمی‌افتد، ولی بدون همکاری می‌توان هماهنگی ایجاد کرد.

هماهنگی مختص مرحله برنامه‌ریزی کار است و همکاری در مرحله انجام کار اتفاق می‌افتد. زمانی که نیازی به همکاری نیست، انجامش ممکن است سرعت پیشبرد کار را کم کند و مانع تصمیم‌گیری شود. فقدان هماهنگی هم شاید باعث شود که اعضای تیم برای انجام وظایف خود دو برابر تلاش کنند یا زمانی که منتظر تصمیم‌ها یا تحویل‌گرفتن کارها از همکاران خودند، کارشان به تأخیر بیفتد. در هر دو مورد، زمان تلف می‌شود، منابع به‌درستی استفاده نمی‌شوند و منابع مالی هدر می‌روند و همه اینها بر خروجی نهایی و مشتریان اثر می‌گذارد.

چه زمانی به فکر هماهنگی باشیم و چه زمانی همکاری کنیم؟

طبق تحقیقات آزمایشگاه نوآوری کار (The Work Innovation Lab)، شرکت‌های پربازده راهبردهای مشخصی برای بهره‌گیری از هماهنگی و همکاری دارند. زمانی که تیم‌ها درگیر ارتباطات رفت‌وبرگشتی مثل به‌روز‌رسانی وضعیت، شرکت در جلسات، و پاسخ‌دادن به‌ ایمیل‌ها و پیام‌ها هستند، این کار از ایجاد اضافه‌بار مشارکتی دردسرساز جلوگیری می‌کند.

زمان استفاده از هماهنگی

آزمایشگاه نوآوری کار دریافت که شرکت‌های پربازده تمایل دارند برای فعالیت‌هایی از هماهنگی بهره ببرند که تا حد زیادی از قبل مشخص‌اند و با استفاده از فرایند‌های موجود مستقل انجام می‌شوند، از جمله:

انتقال اطلاعات؛
برنامه‌ریزی پروژه؛
تصمیم‌گیری.

اگرچه ممکن است استفاده از هماهنگی برای تصمیم‌گیری عجیب به نظر برسد، آزمایشگاه نوآوری کار فرض می‌کند که شرکت‌های پربازده بر مدل‌های تصمیم‌گیری مانند RACI و RAPID تکیه می‌کنند که نقش‌های تصمیم‌گیری را هماهنگ و آنها را از قبل مشخص می‌کنند.

زمان استفاده از همکاری

بر اساس تحقیق مذکور، شرکت‌های پربازده از همکاری برای دو فعالیت بسیار مهم استفاده می‌کنند: طوفان فکری و حل مسئله.

طوفان فکری: هدف طوفان فکری تولید چیزی جدید است. هنگامی که طوفان فکری به‌درستی انجام شود، ‌ایده‌هایی را تولید می‌کند که یک فرد به‌تنهایی نمی‌تواند به آنها دست یابد. برای اینکه طوفان فکری به نتیجه مطلوب برسد، به میزان زیادی ارتباط و همکاری بین شرکت‌کنندگان نیاز است.

حل مسئله: طبق تحقیقات، زمانی که اعضای تیم‌ها از نظر توانایی شناختی متنوع‌اند، مشکلات را سریع‌تر و بهتر حل می‌کنند. برای بهره‌گیری از تنوع توانایی شناختی، کارکنان باید از نظر روانی احساس امنیت کنند و قادر به بیان ایده‌ها بدون ترس از مجازات یا تحقیر باشند. مانند طوفان فکری، ایجاد چنین محیط نیز نیازمند ارتباطات و همکاری زیادی است.

آزمایشگاه نوآوری کار همکاری را پرهزینه می‌داند، چراکه نیازمند ارتباط زیاد و رفت‌وآمد بین کارکنان است و این یعنی انتخاب دقیق اینکه چه زمانی از همکاری استفاده می‌کنید و چه زمانی منابع را ذخیره می‌کنید و به‌جای همکاری از هماهنگی بهره می‌برید، بسیار مهم است.

۵ نکته برای هماهنگی موفق در محل کار

۱. آموزش دهید.

آموزش کارکنان روشی مطمئن برای بهبود هماهنگی در محل کار است و ممکن است شامل دوره‌های پایه مربوط به وظایفی باشد که می‌خواهید افراد انجام دهند یا تیم شما را به جدیدترین مهارت‌های مدیریت پروژه مجهز می‌کنند. با بهبود توانایی سازمان برای رسیدگی به وظایف و نحوه سازمان‌دهی آنها، به‌احتمال زیاد راه‌های جدیدی برای انجام کار پیدا می‌کنید و کارایی افزایش می‌یابد.

۲. نقش‌ها را مشخص کنید.

طبق یکی از پژوهش‌ها، ۵۳درصد از کارکنان تا حد زیادی به وظایف و نقش خود آگاه‌ بودند و ۸۶درصد از این افراد اعلام کردند که بهره‌وری کاری‌شان عالی است. بنابراین مشخص‌بودن نقش و وظایف افراد هماهنگی را بسیار آسان می‌کند. البته این تنها مزیت شفافیت نقش‌ها نیست و بر اساس پژوهش مذکور، ۸۴درصد از این افراد تمایل زیادی به ماندن در کنار کارفرمای خود داشتند.

۳. اهداف را مشخص کنید.

آن لتهام، ملکه شفافیت، در «فوربس» (Forbes) نوشته است که حدود ۸۰درصد از زمان کارمندان به‌دلیل فعالیت‌های غیرمولد و سردرگمی هدر می‌رود. انجام اقدامات ساده‌ای مانند تعیین زبان کاری مشترک، به حداقل رساندن کارهای اولویت‌دار و ایجاد احساس پیشرفت ملموس باعث می‌شود افراد راحت‌تر بفهمند هدفشان چیست.

۴. بازخورد دهید.

هماهنگی پروژه فرایندی مداوم است. حتی برنامه‌ریزی‌شده‌ترین وظایف نیز هم حین کار و هم بعد از اتمام آن نیاز به توجه و بررسی دارند. بررسی و بازخورد مناسب و مستمر باعث می‌شود بیشتر به منابع، پتانسیل‌ها، کارهای عقب‌افتاده و هر مشکل دیگری توجه کنید و برای آینده برنامه‌هایی کارآمدتر تدوین کنید.

۵. بر هزینه‌ها نظارت کنید.

این بخش در هر پروژه‌ای بسیار مهم است، اما ممکن است ادامه‌دادن این نظارت با پیشرفت پروژه چندان آسان نباشد. با تقسیم وظایف به بخش‌های کوچک‌تر، می‌توانید منابع لازم را تخمین بزنید و جداول زمانی ایجاد کنید. بودجه‌بندی‌نکردن و پایبندنبودن به آن ممکن است منجر به ناتمام‌ماندن وظایف شود و تأثیر منفی بر نتیجه نهایی پروژه داشته باشد.

۵ نکته برای همکاری موفق در محل کار

۱. تیم‌ها را با دقت انتخاب کنید.

تشکیل تیم کار آسانی نیست. شما باید نقاط قوت، دانش و رفتار افراد را در نظر بگیرید و به این فکر کنید که فردی با این ویژگی‌ها چگونه ممکن است با دیگر اعضای تیم همخوانی یا تضاد داشته باشد. با درخواست از همه برای آشنایی با روش کار هم‌تیمی‌های خود، سازمانتان در موقعیت بهتری برای همکاری قرار می‌گیرد.

۲. کانال‌های ارتباطی را فراهم کنید.

کارمندان میانگین ۲۰ ساعت در هفته را صرف استفاده از ابزارهای ارتباطی دیجیتال می‌کنند. برای استفاده حداکثری از دانش، مهارت‌ها و دیدگاه‌ها بسیار مهم است که بستر ارتباطی مناسب برای سازمان خود را بیابید. کانال‌هایی که امکان اشتراک‌گذاری بی‌وقفه و پرسش درباره ایده‌ها را فراهم می‌کنند، احتمال کسب نتایج عالی را افزایش می‌دهند.

۳. در خصوص هدف صریح باشید.

برای القای هدفی قوی از همان ابتدا، یک جلسه ترتیب دهید. زمان بگذارید و نقش‌ همه را به‌وضوح مشخص کنید. سعی کنید این جلسه گفت‌وگومحور باشد و اعضای تیم احساس راحتی می‌کنند تا سؤال بپرسند و به یکدیگر بازخورد بدهند. همچنین به اعضای تیم خود ابزاری بدهید که به‌کمک آن ارزش کارشان برای دستیابی به هدف کلی را بسنجند. همه همکاران موفق این کار را انجام می‌دهند.

۴. اعتمادسازی کنید.

شالوده همکاری اعتماد افراد به یکدیگر در محیط کار است. رهبران باید به اعضای تیم اعتماد کنند که کار باکیفیت انجام دهند و اعضای تیم باید به رهبرانشان اعتماد کنند که تصمیمات درستی برای سازمان بگیرند. احتمالا مهم‌تر از همه، همکاران (به‌ویژه آنهایی که از بخش‌های مختلف‌اند) باید اعتماد داشته باشند که هرکس کارش را به بهترین نحو انجام می‌دهد. هنگامی که تنها ۴۱درصد از کارمندان معتقدند که «اعتماد» اولویت اصلی در سازمان آنهاست، ایجاد اعتماد می‌تواند مزیت رقابتی قابل‌توجهی به شما بدهد.

۵. موفقیت‌های خود را جشن بگیرید.

وقتی به هدف مدنظرتان رسیدید، باید موفقیت خود را جشن بگیرید. اینکه به کارمندانتان نشان دهید نه فقط برای نتیجه کارشان، بلکه برای مهارت‌های همکاری آنها ارزش قائلید، نشان‌دهنده فرهنگ سازمانتان است. با گنجاندن اهداف مرتبط با همکاری در اهداف کارکنان، فرهنگی کاری را تقویت می‌کنید که منجر به موفقیت در آینده می‌شود.

چند سؤال برای انتخاب همکاری یا هماهنگی

۱. چه نوع فعالیتی مدنظر است؟

اگر نیاز به‌ایده‌ها یا فرایند‌های جدید دارید، احتمالا همکاری لازم است. اما برای کار‌های ساده‌تر مانند انتقال و تأیید هماهنگی گزینه بهتری است.

۲. آیا اجزای اصلی کار با تیم‌ها یا عملکرد‌های موجود هماهنگ‌اند؟

اگر این همسویی وجود دارد، سراغ هماهنگی بروید، اما اگر وجود ندارد، احتمالا همکاری لازم است تا مطمئن شوید که تیم‌ها قبل از شروع، درباره انتظارات، فرایند‌ها و مسئولیت‌ها هم‌نظر شده باشند.

۳. آیا برای کسب نتیجه مطلوب به مجموعه جدیدی از اهداف یا معیار‌ها نیاز دارید؟

اگر اهداف جدید و معیار‌های عملکرد ضروری‌اند، باید از همکاری بهره بگیرید. اما اگر می‌توانید با استفاده از تیم‌ها، اهداف و معیار‌های موجود به نتایج دلخواه برسید، باید روی هماهنگی تمرکز کنید.