آیا ۲۴ ساعت برایتان کافی نیست؟ ۱۰ نکته طلایی درمورد مدیریت زمان
چه شما متخصص شغل خود باشید، چه مالک شرکتی کوچک یا پدر پرمشغله‌ی فرزندانی که به هر دلیل مادری بالای سرشان نیست، مثل همه‌ی افراد، در قید و بند محدودیت زمانی هستید. البته همه‌ی افراد طیف متنوعی از مسئولیت‌هایی را بر عهده دارند که باید انجام‌شان دهند، به عنوان مثال همه‌ی ما با چالش‌های مشابهی روبه‌رو می‌شویم و به همین خاطر، باید زمان خود را به نحوی کارآمد مدیریت کنیم تا به موفقیت دست پیدا کنیم. در این مقاله با ۱۰ نکته برای مدیریت زمان آشنا می‌شوید.
بسیاری از افراد برای کسب چنین مهارتی کوشش و تقلای بسیاری می‌کنند، چرا که یک دلیل بنیادین پشت این تلاش‌های آنها وجود دارد. اینکه افراد از درک تمایز میان زمان ساعتی و زمان واقعی عاجزند، ولی حقیقت این است که زمان ساعتی به میزان دقیق ثانیه‌ها، دقیقه‌ها و ساعت‌های هر روز مربوط می‌شود و زمان واقعی یک امر نسبی است و می‌تواند بر حسب نوع فعالیتی که بر عهده دارید و نگرش شما در نحوه‌ی انجام آن تفاوت داشته باشد.
درک این نکته مبنایی برای مدیریت موثر زمان در اختیارتان می‌گذارد، به علاوه که در نتیجه‌ی آن شما قادر خواهید بود که بهره‌وری و بازده بیشتری داشته باشید. با توجه به این امر، در ادامه نکاتی ذکر شده است که باید در مراحل ایجاد این مبنای بنیادین لحاظ شوند تا به این ترتیب بتوانید از هر روز خود نهایت بهره را ببرید.
۱. ایجاد الگوی خواب مناسب.
کلید بهره‌وریِ هر روز، از شب قبل شروع می‌شود، چرا که الگوی مناسب خواب کیفیت روز پربار را نیز تعیین می‌کند. به گفته‌ی دکتر استفانی سیلبرمان، روان‌شناس بالینی، بهترین راه برای دستیابی به این الگو، تغییر چرخه‌ی خواب در یک روند افزایش‌های ۱۵ دقیقه‌ای است تا بتوان نهایتا به یک روال موفقیت‌‌آمیز دست پیدا کرد که به راحتی نیز بتوان آن را پایدار نگه داشت. پس اگر می‌خواهید که زودتر از خواب برخیزید و احساس خستگی و خواب‌آلودگی نداشته باشید، باید در یک دوره‌ی ۳ تا ۴ روزه هر روز ۱۵ دقیقه زودتر از خواب بیدار شوید تا در این صورت سازگاری بدن خود را با الگوی مناسب خواب مورد نظرتان به نحوی موثر تضمین کنید. شما می‌توانید این چرخه را مرتبا تکرار کنید تا اینکه کاملا با این الگو حس راحتی داشته باشید و چرخه‌ی خواب خود را به نحوی تنظیم کنید که بتوانید هر روز در زمان بهینه‌ای بیدار شوید.
۲. مسئولیت‌هایی را که از نظر فیزیکی نزدیک به هم هستند در اولویت قرار دهید.
وقتی که از خواب بیدار شدید و آماده‌ی روز پیش روی خود شدید، با انجام مسئولیت‌ها و وظایف به ترتیب منطقی که بر حسب موقعیت مکانی اولویت‌بندی می‌شوند، می‌توانید در زمان خود صرفه‌جویی کنید. به عنوان مثال، اگر صبحانه را در آشپزخانه آماده می‌کنید، باید وظایف دیگری که در آشپزخانه دارید نیز انجام دهید و سپس به دیگر کارهای خود بپردازید. اگر قادرید که حجم بالایی از وظایف را در یک موقعیت مکانی ثابت و در مدت زمان مشخصی انجام دهید، بجای اینکه مرتبا از جایی به جای دیگر بروید و باز به سر جای اول خود بازگردید، می‌توانید یک برنامه‌ی زمان‌بندی شده‌ی کارامدتری ایجاد کنید که بر انجام اهداف‌تان متمرکز باشد. هر چند که این کار مستلزم تغییر در نگرش‌تان است، اما چنین برنامه‌ریزی‌هایی بهره‌وری بیشتر شما را بر حسب اقدامات مستقیم تضمین می‌کند.
۳. به مزایای رفت‌و‌آمدهای مکرر روزانه فکر کنید.
انجام چند کار همزمان اغلب به عنوان معیاری برای بهره‌وری لحاظ می‌شود، اما افراد در اکثر مواقع در نگرش‌های خود زیاد از حد جاه‌طلب هستند و بیشتر تمایل دارند تا به جای کمیت، از کیفیت کار خود بزنند. بنابراین در صورتی که چند کار را همزمان انجام می‌دهید، حتما در انتخاب وظایف خود بیشتر گزینشی عمل کنید تا بتوانید میان دستیابی به اهداف و استاندارد بالای خروجی کارهای‌تان توازنی به وجود بیاورید. اگر برای رفت‌و‌آمد به محل کار خود به جای خودروی شخصی از وسائل نقلیه‌ی عمومی استفاده می‌کنید، به عنوان مثال می‌توانید وقت بیشتری برای انجام وظایف خود ایجاد کنید تا اینکه در پایان ساعت کاری قبل از پریدن به خودروی خود و راهی خانه شدن مجبور شوید باعجله ایمیل‌ها را نگاهی سرسری و گذرا بیاندازید. افراد حرفه‌ای می‌توانند تا میزان ۱۰ درصد از کار روزانه‌ی خود را در مسیر رفت‌و‌آمد به محل کارشان انجام دهند، پس رفت‌و‌آمدهای مکرر فرصت بی‌مانندی برای ایجاد بهره‌وری در طول این زمان اضافی فراهم می‌کنند.
۴. ناهار سالم و متعادلی میل کنید.
غذایی که می‌خورید هم، چه میان‌وعده مختصری باشد چه ناهاری کامل، در جای خود اهمیت بسیاری دارد. وقتی برنامه‌ریزی پرمشغله‌ای داریم، عادات غذایی به آسانی کنار گذاشته می‌شوند چراکه ما در چنین اوقاتی بیشتر تمایل داریم خوراک مختصر قندی یا ناهار فست‌فودی بخوریم تا انفجاری از انرژی سریع و گذرایی برای بدن خود فراهم کنیم. نه تنها استفاده‌ی مولد از زمان به توانایی شما در توزیع متعادل جذب کالری در سراسر روز متکی است، بلکه حتما باید اطمینان حاصل کرد که وعده‌ی ناهار خود را به میزان صحیحی صرف می‌کنیم. اگر خانم‌ها بخواهند در سراسر روز کاری خود مولد و پربازده باشند، در وعده‌ی ناهار خود به ۴۰۰ تا ۶۰۰ کالری نیاز دارند و گزینه‌ی ایده‌آل آنها شامل تغذیه‌ای با کربوهیدرات پایین و فیبر بالا می‌شود (مانند نان سبوس‌دار، میوه و سبزیجات). اگر به میان‌وعده‌ی مختصر بعدازظهری نیاز پیدا کردید، بهتر است از مواد غذایی که انرژی خود را آهسته آزاد می‌کنند، مانند موز یا آووکادو میل کنید.
۵. بعد از ناهار یک چُرت انرژی‌زای ۲۰ دقیقه‌ای بزنید.
معروف است مارگارت تاچر، نخست‌وزیر معروف انگلیسی، در پراسترس‌ترین دوران صدارت خود برای حفظ کنترلش بر دولت خود در طی ساعات کاری چرت می‌زد. تاچر به جای اینکه ۶ تا ۸ ساعت خواب بی‌وقفه داشته باشد، چرت‌های ۲۰ دقیقه‌ای منظمی می‌زد تا کمبود خواب خود را جبران و مغزش را دوباره شارژ کند. یکی از تکنیک‌های اثبات‌شده‌ی علمی که هشیاری سرشار و عملکرد حرکتی افزونی را در زمانِ نیاز فراهم می‌کند، یک چرت ۲۰ دقیقه‌ای انرژی‌زای بعد از ناهار است. شما با استفاده از این تکنیک و بدون نیاز به محرک‌های مصنوعی مانند کافئین می‌توانید بهره‌وری و بازده‌تان را در سراسر روز افزایش دهید.
۶. حین کار با رایانه یا هنگام تمرکز، استراحت‌های کوتاه منظمی به خود بدهید.
با گذر زمان در طول روز ممکن است متوجه شوید که کج‌خلق شده یا تمرکزتان را از دست داده‌اید. این امر ناشی از خواندن، رانندگی یا چشم دوختن مفرط به نمایشگر رایانه‌تان است که می‌تواند موجب خستگی شدید چشم شود که این وضعیت می‌تواند نهایتا به حساسیت نوری و درد گردن، کتف یا کمردرد طولانی‌مدتی منجر شود. این تکنیک در کوتاه‌مدت شاید مانع از انجام مفید و موثر وظایف‌تان شود، به همین خاطر حتما هر جا که امکان آن پیش آمد از این استراحت‌های کوتاهِ منظم به خود بدهید. با توجه به اینکه خستگی چشم در ۵۰ تا ۹۰ درصد همه‌ی کارمندانِ پشت رایانه نشین دیده می‌شود، این افراد نیز می‌توانند از خودشان به این نحو حفاظت کنند که محیط کار خود را به شکلی تنظیم کنند که صفحه‌ی نمایشگر حداقل ۵۰ سانتی‌متر با چشمان‌شان فاصله داشته باشد.
۷. حاصل کار را پیش خود مجسم کنید و روی دستیابی به هدف متمرکز بمانید.
در باب موضوع تمرکز، هرچه به پایان روز کاری خود نزدیک‌تر می‌شویم، انجام وظایف و پروژه‌ها به نحو فزاینده‌ای سخت‌تر می‌شود. عدم تمرکز همیشه در نتیجه‌ی خستگی روانی نیست، هر چند عوامل حواس‌پرتی اغلب به عنوان هشدارهایی عمل می‌کنند که از ما می‌خواهند توجه‌مان را به چیزهای دیگری معطوف کنیم. به اعتقاد دیوید راک، از موسسان انستیتو Neuro Leadership، مغز انسان به خوبی نسبت به حواس‌پرتی تنظیم شده است و به صورت خودکار و تقریبا به نحو توقف‌ناپذیری نسبت به حواس‌پرتی واکنش نشان می‌دهد. با آگاهی از این نکته حداقل می‌توانید تا حد امکان بر انجام یک هدف خاص متمرکز بمانید، همان‌طور که تجسم نتیجه‌ی کار و رضایت خاطری که این نتیجه به همراه دارد نیز شما را در این امر یاری می‌دهد.
۸. از فناوری برای افزایش بهره‌وری در شب استفاده کنید.
پیشرفت فناوری نسبت به کارمندان هم مهربان بوده است و مجموعه‌ای از ابتکاراتی را موجب شده که به بهره‌وری شما کمک می‌کنند و زمان‌بندی پرتب‌و‌تاب‌تان را تخفیف و تسکین می‌دهند. اگر شما کارآفرینی هستید که به صورت تمام‌وقت از ساعت ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر فعالیت دارید و در عین حال وقتی هم به خانه برمی‌گردید مجبورید در نقش مدیر یک وبلاگ انتفاعی را ایفا کنید، به عنوان مثال می‌توانید از میان مجموعه‌ی گسترده‌ای از سایت‌های میزبان وُردپرسی انتخاب کنید تا بتوانید محتوای‌تان را امن نگه دارید و پلاگین‌ها و تم‌های جدید را نیز به صورت خودکار به‌روزسانی کنید. با کاوش در میان ابتکارات برتر فناوری و به کارگیری آنها در برنامه‌ریزی روزانه‌ی خود می‌توانید چندین فرایند را خودکار پیش ببرید و میزان زیادی از زمان را نیز برای خود صرفه‌جویی کنید.
۹. شب‌ها فعال باشید و ورزش کنید.
با همه‌ی کار و وظایف حرفه‌ای که در طول روز انجام می‌دهید، می‌توانید بالاخره از وقت‌تان برای استراحت و تمدد اعصاب بهره بگیرید و کارهای شخصی روزانه‌ی خود را انجام دهید. این زمان همچنین فرصتی ایده‌آل برای ورزش است، چرا که اعتقاد بر این است که اگر ورزش‌های قلبی-عروقی در شب انجام گیرند، به بهبود عملکرد فیزیکی بدن‌تان کمک می‌کنند و باعث می‌شوند حالت روانی هشیارتری داشته باشید و از میل به صرف غذای مختصر و از دست دادن تمرکز لازم برای وظایف دیگری که قبل از رفتن به رختخواب باید انجام دهید، جلوگیری می‌کند. ورزش‌های عصرگاهی اغلب کمتر از ورزش‌های صبحگاهی با عجله بیشتری انجام می‌شوند و همین موجب می‌شود که بتوانید نهایت بهره را از اوقات خود ببرید و از رژیم جسمی سودمندتری در دوره‌ی زمانی مشخصی لذت بیشتری ببرید.
۱۰. آهنگ بیدارباش آرام و ملایمی برای خود تنظیم کنید.
افرادی که نمی‌توانند خودشان سر صبح بیدار شوند، اغلب به فکر این می‌افتند که بلندترین و گوش‌خراش‌ترین آهنگ هشدار قابل‌تصور را برای بیداری خود تنظیم کنند. این کار واقعا لزومی ندارد. بهتر است بدانید که بیدار شدن ناگهانی از خواب تاثیر اندکی بر بهبود سطح هشیاری روانی یا اشتیاق به روز پیش‌رو دارد. به جای آن می‌توانید به ریتم ساعت طبیعی بدن خود یا نشانه‌های طبیعی برای بیداری آرام و راحت‌تر متکی باشید، مانند صداهای آرامش‌بخش باران در جنگل یا نور بیدارباشی که تدریجا بیشتر می‌شود و با افزایش نور، اتاق را روشن می‌کند.
برگرفته از: lifehack.org
جدیترین دیدگاهها