چگونه کارها را اولویت بندی کنیم؟

بعضی اوقات کارهای داخل و خارج از خانه روی سرتان انباشته می‌شود؟ احساس می‌کنید ساعات روزانه برای رسیدگی به مسئولیت‌ها و تعهدات‌تان کافی نیست؟ اولویت بندی کارها به شما کمک می‌کند تا کارها را بهتر پیش برده، در زمان و انرژی صرفه‌جویی کنید و استرس‌ خود را کاهش دهید. باید بیاموزید کارهای خود را در دسته‌ها و درجات سختی مختلفی قرار دهید و به آنها رسیدگی کنید. در ادامه ما به راهکارهایی برای اولویت بندی کارها اشاره می‌کنیم.

بخش اول: لیستی برای اولویت بندی کارهای خود تهیه کنید.

۱. یک چارچوب زمانی برای لیست‌تان انتخاب کنید.

آیا هفته‌ای پر مشغله‌ یا روزی دیوانه‌کننده در پیش‌رو دارید؟ شاید نزدیک سال‌ نو است و حجم کارها شما را دیوانه می‌کند. هر گونه مسئولیتی که داشته باشید، باید ابتدا یک چارچوب زمانی برای لیست اولویت بندی کارها انتخاب کنید. به‌جای استرس بی‌فایده، کارها و مسئولیت‌های خود را مدیریت کرده و اقدامی مناسب انجام دهید.

• اهداف کوتاه‌مدت: معمولا کارهایی از دسته‌های متفاوت را شامل می‌شود. کارهایی که باید بیرون از خانه و برخی از کارها و مسئولیت‌هایی که باید در داخل خانه و قبل از پایان روز انجام شود. می‌توانید لیستی از کارهایی که باعث ایحاد استرس در شما شده و باید در ساعات آتی انجام شود، تهیه کنید.
• اهداف بلندمدت: می‌تواند شامل اهداف بزرگتری باشد که باید در چندین مرحله تقسیم و اولویت بندی شوند. مثلا می‌توانید قبولی در دانشگاه را به‌عنوان هدفی بلندمدت درنظر بگیرید که این امر خود شامل فعالیت‌های کوچکتری می‌شود. تقسیم اهداف بلندمدت به چندین مرحله، باعث آسان‌ و واضح‌تر شدن هدف نهایی می‌شود.

۲. هر کاری را که باید انجام دهید، بنویسید.

کارهایی را که باید انجام دهید به‌دقت مشخص کنید. همه‌ی کارهایی (کوچک یا بزرگ) که باید انجام شود را متناسب با چارچوب زمانی لیست کنید. این کارها می‌تواند شامل پروژه و ماموریت‌هایی باشد که باید انجام دهید یا تصمیماتی که باید بگیرید.

۳. کارهایی را که باید انجام دهید، دسته‌بندی کنید.

تقسیم کردن کارها در دسته‌های متفاوت می‌تواند مفید باشد. می‌توانید چندین لیست‌ اولویت بندی کارها برای بخش‌های مختلف زندگی‌تان طراحی کنید. مثلا یک لیست از کارهای خانه و لیستی از پروژه‌های کاری یا مدرسه تهیه کنید. حتی اگر زندگی اجتماعی شلوغی دارید، می‌توانید یک لیست هم برای آن تهیه کنید و اولویت بندی کارها را مشخص کنید.

اگر احساس می‌کنید که با داشتن یک لیست راحت‌ترید، می‌توانید یک لیست جامع تهیه کنید که اولویت بندی کارها و مسئولیت‌های شغلی، کارهای خانه یا زندگی اجتماعی‌تان را در بر بگیرد. اگر برای تعیین اهمیت کارها به مشکل خوردید، همه‌ی کارها را کنار یکدیگر بگذارید تا با مقایسه‌ی آنها اهمیت‌شان را مشخص کنید.

۴. ترتیبی برای لیست خود تعیین کنید.

مهم‌ترین یا فوری‌ترین کارها را در لیست مشخص کنید. لیست را بازنویسی کرده و این کارها را در صدر لیست بنویسید. این درجه‌ی اهمیت به خودتان بستگی دارد. می‌تواند پروژه‌ای در مدرسه یا هر چیز دیگری باشد.

اگر اهمیت و ضرورت کارهای لیست به یک اندازه بود، نیازی نیست دوباره لیست را مرتب کنید. می‌توانید کارها را به طور اتفاقی یا الفبایی انجام دهید. اگر شما واقعا اراده‌ی انجام کارهای داخل لیست را داشته باشید، تنها چیزی که اهمیت دارد این است که تمام کارها انجام شود.

۵. لیست اولویت بندی کارها را در معرض دیدتان قرار دهید.

این امر مخصوصا برای لیست کارهای بلندمدت اهمیت بیشتری دارد. با دیدن لیست کارها دوباره به شما یادآوری می‌شود. وقتی هر یک از فعالیت‌های موجود در لیست را به انجام رساندید، می‌توانید بر روی آن خط بکشید یا در کنارش علامت تیک بگذارید.

• اگر از لیست کاغذی استفاده می‌کنید، آن را در جایی قرار دهید که چشم‌تان به آن بخورد. مثلا بر روی در یخچال یا دیوار اتاق.
• می‌توانید لیست را بر روی میز خود قرار دهید. بنابراین همیشه می‌توانید اولویت بندی کارها را مشاهده و پس از انجام آنها را خط بزنید.
• کاغذهای یادداشت را می‌توانید در جاهای مختلف خانه قرار دهید تا کارهای مهم به شما یادآوری شود. مثلا می‌توانید روی تلویزیون یکی از آنها را بچسبانید تا به‌جای اتلاف وقت پای تلویزیون، به برنامه‌ی مهم خود برسید.

بخش دوم: پروژه‌های خود را رتبه‌بندی کنید.

۱. کارها را بر اساس اهمیت رتبه‌بندی کنید.

مهم‌ترین کار در لیست شما چیست؟ به‌طور کلی این بستگی به تصمیم خودتان دارد. می‌تواند پروژه‌ی مدرسه، کاری در خانه یا بخشی از زندگی اجتماعی‌تان یا … باشد. به‌عنوان مثال شما باید زودتر غذا بخورید یا حمام کنید، ولی شستن لباس‌ها را می‌توانید یک روز به عقب بیندازید.

می‌توانید چند درجه برای اهمیت کارها مشخص کنید. در نظر گرفتن سه درجه‌ی اهمیت می‌تواند مناسب باشد. تقسیم بندی کارها به سه درجه‌ی مهم، معمولی و کم‌اهمیت، ساده‌ترین و بهترین راه برای درجه‌بندی کارها بر اساس اهمیت است. فراموش نکنید که منطقی تصمیم بگیرید.

۲. کارها را بر حسب درجه‌ی فوریت آنها رتبه‌بندی کنید.

مهلت و توانایی خود را برای کارهای پیش‌رو درنظر بگیرید. چه‌کاری باید زودتر انجام شود؟ چه‌چیزی باید تا پایان روز انجام شده باشد؟ چه‌کاری را می‌توانید دیرتر انجام دهید؟

زمان موردنیاز برای انجام هر کاری را درنظر بگیرید. می‌توانید برای انجام چندین کار زمان خود را تنظیم کنید. مثلا اگر فکر می‌کنید ورزش‌کردن باید اولویت شما باشد و از طرفی کارهای زیادی هم دارید، ۳۰ دقیقه از وقت خود را به ورزش اختصاص دهید.

۳. کارها را بر اساس تلاشی که باید برای‌شان صرف‌ کنید، رتبه‌بندی نمایید.

شاید بسیار ضروری باشد که تا پایان روز به اداره‌ی‌ پست بروید و بسته‌ای را ارسال کنید و این، کار سختی برای شما نخواهد بود. تمام مواردی که در لیست شما وجود دارد را بر اساس سختی رتبه‌بندی کنید و سپس می‌توانید بهتر وضعیت خود را برای انجام آنها تنظیم کنید.

به‌جای مقایسه‌‌ی تک‌تک کارها با یکدیگر، تقسیم آنها به سه درجه‌ی مشکل، متوسط و آسان می‌تواند راهی مناسب برای درجه‌بندی‌شان باشد.

۴. تمام کارها و مسئولیت‌ها را مقایسه و در لیست مرتب کنید.

در بالای لیست مهم‌ترین و فوری‌ترین کارها که انرژی چندان زیادی نیاز ندارد را قرار دهید تا بتوانید بهترین استفاده را از زمان خود ببرید.

بخش سوم: پیش به‌سوی انجام لیست

۱. یک کار را شروع کنید و همان را به‌ پایان برسانید.

ناخنک‌زدن به تمام وظایف و انجام مقداری از همه‌ی آنها، کار را برای شما سخت می‌کند. بعد از گذشت ساعت‌ها لیست شما مثل همان اول است و کاری به انجام نخواهد رسید. به‌جای آن، یک کار را شروع و تا پایان ادامه دهید. وقتی‌که کار یا مسئولیت موردنظر به پایان رسید، استراحت کوتاهی بکنید و سراغ مأموریت بعدی خود بروید. تا زمانی که اولین و مهم‌ترین کارهای لیست حود را انجام نداده‌اید، به سراغ چیزهای دیگر نروید.

شما می‌توانید به‌طور همزمان چند کار را باهمدیگر انجام دهید، به شرطی که انجام همزمان آنها مشکلی به‌وجود نیاورد. مثلا خواندن همزمان ریاضی و تاریخ نمی‌تواند چندان مفید باشد. ولی می‌توانید زمانی که منتظرید ماشین لباسشویی لباس‌ها را بشوید، کتاب بخوانید تا در زمان صرفه‌جویی کنید.

۲. تصمیم بگیرید که چه کاری باید انجام شود و چه کاری قابل چشم‌پوشی است.

اگر اینترنت در خانه‌تان قطع شده باشد، شاید بخواهید به جایی بروید و از اینترنت آنجا استفاده کنید. ولی به شرطی می‌توانید بروید که مسئولیت درست‌کردن شام بر عهد‌ه‌تان نباشد یا لیست‌تان پر از کارهای انجام نشده نباشد. شاید بهتر باشد به‌جای آن به شرکت اینترنت خود زنگ بزنید.

۳. کارهای لیست خود را طوری انجام دهید که خسته‌کننده نباشد.

تفکیک کارها در لیست‌های مختلف کمک می‌کند تا خستگی کمتری حس کنید و زودتر کارها را انجام دهید. مثلا بعد از انجام یک کار از لیست تکالیف مدرسه، یکی از کارهای خانه را انجام دهید. می‌توانید بین هر یک از فعالیت‌ها زمانی را به استراحت اختصاص دهید. انجام کارها به‌طور متناوب از لیست‌های مختلف باعث می‌شود کمتر احساس خستگی کنید و بهتر کارها را انجام دهید.

۴. با ناخوشایندترین و سخت‌ترین کارها شروع کنید.

بستگی به خودتان دارد. شروع لیست با کارهایی که کمترین تمایل را به انجام آنها دارید، می‌تواند برای روحیه‌ی شما بهتر باشد. شروع لیست با مهم‌ترین و فوری‌ترین کارها الزامی نیست. شاید ترجیح دهید اول کارهای سخت‌ را انجام داده و کارهای ساده‌تر را دیرتر انجام دهید.

به‌عنوان مثال شاید تکلیف زبان انگلیسی از تکلیف ریاضی‌تان مهم‌تر باشد و از طرفی شما از ریاضی متنفرید. ابتدا می‌توانید تمرینات ریاضی خود را انجام دهید. سپس آزادانه و بدون نگرانی از بابت ریاضی، به تکلیف زبان انگلیسی خود برسید.

۵. بعضی اوقات کارهای مهم را به کارهای فوری ترجیح دهید.

شاید بیرون رفتن و خرید فیلم موردعلاقه‌تان فوری‌ترین کار در لیست شماست. در حالی که تنها ۱۰ دقیقه وقت دارید تا این‌ کار را انجام دهید. در این حالت بهتر است این زمان را به کار مهم‌تری اخصاص دهید. مثلا تمرین انگلیسی خود را انجام دهید. شاید بهتر باشد فردا و سرِفرصت فیلم مورد علاقه‌ی خود را تهیه کنید.

۶. کارهای را که به انجام رسانده‌اید، از لیست خط بزنید.

تبریک! با تلاش در انجام کارهای لیست، می‌توانید لحظه‌ی خوش خط زدن کارهای انجام‌شده را تجربه کنید. پس از انجام کارها، آنها را از لیست خود حذف کنید و سراغ ماموریت بعدی خود بروید. پس از انجام هریک از کارها، می‌توانید دقایقی به خود استراحت بدهید و از آن لذت ببرید.

برگرفته از: wikihow